Не выйти за рамки бюджета, сэкономить и провести мероприятие на высшем уровне. Реально?

 

Организация мероприятия – это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку. И, одним из самых важных пунктов идеального мероприятия является приятная смета.

Но как же учесть, а главное оптимизировать все расходы? Интересно. Ведь порой бывают непредвиденные обстоятельства. Например, важный спикер просит перенести рейс, и тогда Вы вынуждены покупать новый билет, или гости хотят пообщаться в неформальной обстановке и тогда Вы бронируете для них комфортный загородный особняк или кольт клуб, и так перечислять можно бесконечно долго. Вы не хуже нас знаете, как это бывает, верно?

Именно поэтому опытные и знающие клиенты предпочитают в рамках мероприятия работать с одним подрядчиком по наиболее затратным и трудозатратным статьям мероприятия будь то регистрация, транспортное обслуживание, бронирование площадки, оформление мероприятия, бронирование номеров для проживания гостей, покупка билетов для иногородних спикеров, питание и еще много - много всего, что включает в себя мероприятие клиента.

Но давайте вместе разберемся почему так происходит? Ведь часть этих пунктов Заказчик может сделать самостоятельно, либо поручить прямому поставщику услуги, что на первый взгляд, более выгодно. Например, заказать трансфер для гостей в транспортной компании «У дяди Васи». А еще найти хороших ведущих, ответственных артистов, расторопных декораторов со вкусом, вкусный кейтеринг и надежный административный персонал – это далеко не весь список лиц, которые обычно вовлечены в подготовку стандартного ивента.

А вот тут-то и кроется главный секрет! Заказывая все у одного подрядчика, Вы гарантированно получаете оптимизацию Вашего бюджета. Значит это то, что подрядчик будет четко следить за всеми статьями расходов и, при возникновении форс-мажора легко сможет перекинуть деньги из другой менее затратной статьи (там, где удалось сэкономить).

Как правило, опытные компании-организаторы знают и понимают, как снизить стоимость отдельных пунктов, какие непредвиденные обстоятельства могут возникнуть, и как их предотвратить, чтобы не понести дополнительных затрат, остаться в рамках бюджета и получить желаемый результат. И по итогу опытный подрядчик может сэкономить своему заказчику до 20% от бюджета мероприятия. Не плохо, правда?

Но иногда бюджета и вовсе нет и его нужно собрать, тогда компания-организатор выступает финансовым администратором и помогает заказчику в сборе оргвзносов от заинтересованных в мероприятии партнёров и участников.

Кроме того, советуем выбирать подрядчика, обладающего собственными средствами на проведение мероприятия, а также опытом и квалификацией. Разумеется, подтверждёнными документально.

Работа с подрядчиками может стать головной болью, а может стать началом большой дружбы и долгих лет сотрудничества, если подойти к делу ответственно и вдумчиво.

 

А Вы доверяете организацию мероприятия одному подрядчику или привлекаете нескольких подрядчиков? Поделитесь с нами!

 

 

Назад
Контакты

(343) 203-47-33, (343) 377-77-25, 203-47-31/32, экстренный телефон: +7 (929) 21-777-25

uralmice@gmail.com

620014 Россия, г. Екатеринбург, ул. Радищева, 28, офис 503